نکاتی که در برگزاری همایش باید به آنها دقت کرد

• قبل از همايش امكان اسكان مسافران را فراهم كنيد.
• ميهمانان با استفاده از فرم ها و از روي ليست هاي اعالم شده پذيرش شوند.
• فرم هاي نظرسنجي در ابتداي همايش در بين شركت كنندگان توزيع شود و در پايان همايش نيز دريافت شود.
• در ابتداي ورود ميهمانان ميتوان كاتولوگ هايي با مضمون اهداف همايش و جدول زماني و برنامه هاي همايش در اختيار شركت كنندگان قرار بگيرد . ميتوان در اين برگه ها موارد ديگري نيز گنجاند كه در امور عادي زندگي براي شركت كنندگان مثمر ثمر باشد.
• در ابتداي مراسم آياتي چند از كالم اهلل مجيد توسط قاري ممتاز تالوت شود.
• بعد از تلاوت آيات قرآن سرود ملي كشور با صداي رسا پخش شود.
• در حين برگزاري همايش امنيت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد.
• جايگاه سخنران و مجري بايد به اندازه كافي از جايگاه ساير ميهمانان بلند تر باشد.
• ميكروفون و بلندگو ها قبال تست شده و از صحت كار كردن آنها اطمينان حاصل شود.
• سيستم تهويه و سرمايشي /گرمايشي محل برگزاري همايش مناسب آب وهوا و شرايط آب و هوايي منطقه باشد.
• خدمات بهداشتي و سالمتي مناسب در محل همايش در نظر گرفته شود.
• امكان دسترسي تمام اعضا به آب آشاميدني سالم باشد.
• سيستم روشنايي جايگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاري همايش باشد بطوريكه نوشته را به راحتي بتوان خواند.
• قبل وبعد برگزاري همايش اياب و ذهاب آسان و سريع در اختيار مهمانان قرار بگيرد.
• محل جداگانه اي براي خبرنگاران تعبيه شده باشد.
• گرفتن عكس هاي مناسب و با كيفيت باال براي مستندسازي همايش و درج در پوستر هاي بعدي ضروري است
• عكاسان و در صورت لزوم فيلمبرداران تمام سالن را پوشش دهند و فقط روي جايگاه سخنران متمركز نشوند.
• صندلي بايد به اندازه كافي براي جلوس اعضا پيش بيني شده باشد.
• براي مهمانان ويژه بايد جايگاه خاصي در نظر گرفته شود.
• كاغذ و قلم بايد در اختيار همه شركت كنندگان براي يادداشت برداري قرار بگيرد.
• باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از همایش پیش بینی شده باشد. با اداره برق و آب هماهنگی های الزم انجام شده باشد.
• حین برگزاری مراسم باید تغذیه وپذیرایی مناسبی صورت گیرد.
• امکان استفاد راحت از پروژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد.
• باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و در حین مراسم بر کار آنها نظارت الزم باشد.
• بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعالم شود.
• میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت.
• در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از همایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و مجموعه مقاالت ارائه شده برتر در اختیار همگان قرار گیرد.